6 Consejos para aumentar eficiencia en un estudio de producción

Hemos tratado el tema en uno de nuestros artículos sobre cuál es nuestra actitud para afrontar los retos de un sector (el audiovisual) que evoluciona vertiginosamente, ahora compartimos con vosotros seis recomendaciones, que hemos recogido de diferentes productores y que «pueden» ayudar a que la sala de producción funcione mejor y de forma más eficaz.

1. ¿Está tu equipo utilizando el máximo de los recursos disponibles en el estudio de producción?
2. ¿Está maximizando el valor de la inversión en tiempo y dinero?
3. ¿Está tu equipo sacando partido a todas sus herramientas y recursos?
4. ¿Ofreces un trabajo de calidad a tus clientes, cumples con los plazos, te mantienes dentro del presupuesto?
5. ¿Cómo de rápido puedes volver sobre tus pasos si algo sale mal en el estudio inesperadamente?
6. ¿Cómo se pueden eliminar los problemas graves en la forma de trabajar y los obstáculos para la productividad?

Consejo 1: Ordenadores dedicados exclusivamente a edición

La edición de vídeo digital es una tarea informática intensiva y bonita. Ya sea que nos tengamos que desplazar rápidamente a través de imágenes HD o 4K en bruto en busca de ese momento, o hacer vistas previas de clasificación y efectos de color, la potencia de cálculo disponible en la plataforma de edición tiene efectos reales sobre la velocidad a la que los editores pueden hacer las cosas.

Lo mejor es asegurarse de que los equipos de la sala de edición están reservados EXCLUSIVAMENTE para la tarea para la que se construyeron. No utilices programas de oficina ni de correo electrónico o incluso los antivirus. Minimiza los procesos de segundo plano innecesarios y que ocupan recursos de rendimiento.

Para evitar contagios de virus, sitúa los ordenadores de edición en una red independiente, a la que se acceda solo a través de cortafuegos adecuados. Limita la utilización de medios extraíbles a una sola plataforma, en la que se ejecute el antivirus solo cuando se utilicen esos medios

Los editores que requieren acceso al correo electrónico o programas administrativos, pueden disponer de un ordenador portátil a su lado cuando estén editando en el estudio.

Consejo 2: Mantenimiento adecuado de TI y minimizar el tiempo de inactividad

Las salas de edición son lugares en los que se necesita la tecnología para trabajar y se debe reducir al mínimo el tiempo de inactividad. De esta forma se puede seguir adelante con el trabajo que mantiene a los clientes contentos y trae ingresos.

Muchas empresas de producción y postproducción, televisiones y agencias, disponen de departamentos de informática especializados, o subcontratan la administración y mantenimiento de sus sistemas e infraestructura de red.

Al hacer que los expertos en TI se ocupen de la parte técnica de las cosas, se garantiza una mejor gestión de la parte técnica del negocio, al tiempo que se maximiza el tiempo de actividad.

¿Se ha caído el servidor de archivos? El departamento de TI o el contratista, puede tener un repuesto en su lugar y el sistema funcionando de nuevo en cuestión de minutos. ¿Un equipo de edición no arranca debido a un disco duro dañado? Un contratista competente debería haber clonado el disco duro y tenerlo listo para su intercambio.

Consejo 3: Haz copias de seguridad, no son una pérdida de tiempo

La mayoría de la gente no ve la copia de seguridad como una base fundamental de la productividad, hasta que un día pierden archivos críticos o recursos.

La copia de seguridad de los servidores en los que reside todo el material de archivo, los archivos de proyecto, audio, presets, etc. es crítica.

El valor de los archivos está en la culminación de meses de planificación, sumando el coste y tiempo necesarios para el transporte de su personal y equipos a la ubicación, el coste de la contratación de creativos y actores, y muchas horas en sala para obtener el producto final.

Asegúrate de que se realizan regularmente copias de seguridad de servidores, tanto en tus instalaciones como, si es posible, fuera de ellas.

Consejo 4: Es imprescindible encontrar los archivos FACILMENTE

La última cosa que necesitas es perder la pista a los archivos que necesitas para completar un proyecto, o tener archivos de un cliente mezclados con cosas de otra persona.

Mantener la información organizada significa horas ahorradas buscando archivos. Estos son los dos factores más importantes para mantener una estructura organizada:

1.       Mantén un registro de todo

Algunos estudios tienen sofisticados sistemas de gestión de activos digitales, donde se almacenan todos los archivos de forma sistemática, etiquetados y catalogados según la campaña, el cliente y la fecha.

Los estudios de producción más pequeños pueden optar por, simplemente, usar el sistema de gestión de carpetas que por defecto, están disponibles en cualquier sistema operativo, pero llegar sistematizar a la forma de gestionarlos es un proceso intuitivo y personal.

Para estos pequeños estudios, generalmente significa utilizar colores para codificar las carpetas y de esta forma identificar rápidamente los tipos de clientes o proyectos, así como el uso de «plantillas» de estructuras de carpetas pre-creados.

 Estas estructuras de carpetas pueden incluir:

• Una carpeta principal para los proyectos individuales y las subcarpetas para:

1. Archivos en curso
2. Scripts
3. Imágenes en bruto
4. Doblajes
5. Varios

2.       Gestión de versiones

Puede ser confuso el trato con varias versiones de los mismos archivos, especialmente si estás trabajando en equipo. Hay toda una serie de estrategias de gestión de versiones, pero la más simple es tener sólo una sola copia del archivo en el servidor, trabajar fuera en copia y guardar los cambios sobre la copia en servidor.

 Si estás preocupado por tener una única copia del archivo, pregunta a tu departamento de TI sobre el esquema de copia de seguridad que está siguiendo y la forma de reforzarlo. En algunos casos, ciertos tipos de técnicas de copia de seguridad permiten restaurar versiones anteriores del archivo, si es necesario.

 Consejo 5: Evita Errores

Seguro que no quieres un rótulo con faltas de ortografía, igual que no deseas enviar un anuncio a la emisora con la configuración incorrecta de codificación, artefactos de video, audio de baja calidad, o una banda sonora que es demasiado alta o demasiado baja.

Es buena idea integrar una forma sistemática de comprobación de errores en todo proceso de producción. Aquí están nuestros tres mejores consejos para hacer esto:

1. Más supervisión en el trabajo. Al contar con controles integrados en la cadena de trabajo, y diferentes personas que hacen estos controles en diferentes etapas, se minimiza la posibilidad de pequeños descuidos. Por ejemplo:

El editor puede ser el primero en controlar la ortografía del texto que aparece. Una vez que el editor ha hecho su control, se traspasan a la coordinadora de producción, antes de las últimas comprobaciones por parte del productor.

Procesos similares deben existir para comprobar los productos terminados en cuanto a problemas de audio, problemas de calidad de vídeo y el cumplimiento de las directrices de emisión proporcionados por la estación de televisión.

1. Separar archivos para minimizar el error humano. Llegado el momento de la entrega, es posible que nos encontremos lidiando con varios archivos codificados:
   1. Los contenidos de calidad Broadcast, perfectamente ajustados de acuerdo a los requerimientos de cada canal de televisión.
   2. Una copia del contenido, optimizada para la transmisión a través de Internet
   3. Una vista previa con una alta compresión, que se enviará rápidamente al cliente

La última cosa que necesitas es enviar, accidentalmente, un archivo de vista previa de resolución baja, muy comprimida, a la emisora de televisión. Para evitar este tipo de errores, es buena práctica configurar sus codificadores de vídeo para colocar automáticamente la copia para vista previa del cliente (que tiende a ser de una resolución más baja y más comprimida) en un lugar alejado de los principales archivos de proyecto. De esta formar se distribuyen eficazmente los diferentes tipos de archivos, con el fin de reducir las posibilidades de confusión.

Uso de Tecnología y Presets. La tecnología puede reducir errores y aumentar la eficiencia en el estudio. Muchos productores utilizan herramientas que incorporan controles automáticos para cuestiones como: los niveles de audio que son demasiado altos o bajos para su difusión, problemas con la calidad de vídeo y problemas de framerate.

 Además, cuando se codifica contenido terminado para diversos fines, se utilizan presets de codificador, que eliminan la necesidad de investigar y cambiar manualmente las opciones para cada tipo de archivo que desea exportar y por lo tanto limita la posibilidad de que ocurra un error humano.

Consejo 6: Planificación y programación para maximizar uso del tiempo de inactividad

No tiene sentido gastar tiempo durante la jornada de trabajo a la espera de ordenador para procesar y codificar vídeos. A menos que sea un trabajo urgente, que tiene que salir el mismo día, es recomendable ir poniendo en cola los trabajos de codificación de todo el día. Al final de la jornada de trabajo, iniciar el proceso de codificación y dejar que el software funcione durante toda la noche. Cuando llegues a la mañana siguiente, todos los clips estarán perfectamente codificados y listos para ser enviados a sus diferentes destinos.

El resultado: pasas menos tiempo durante las horas de trabajo a la espera de codificación, mientras que se hace un buen uso del tiempo de inactividad después de horas.

¿Qué recomendaciones aportarías tú? Muchas gracias 🙂